A távmunkáról - dióhéjban

Egyre többször lehet olvasni, hallani a távmunkáról. Egyre többen kapják fel ilyenkor a fejüket, akik munkát keresnek, vagy van állásuk, és érdekli őket ez a munkavégzési forma. Sok teleház szolgáltatásai közé tartozik, hogy távmunka végzését lehetővé teszi a falai között azok számára, akiknek van ilyen munkájuk, de otthonukban nem áll rendelkezésükre megfelelő technológia. Tapasztalataink szerint azonban legtöbbször nagyon hézagosak a távmunkával kapcsolatos ismeretek. Sok a félreértés, sztereotípia. Ezért az alábbiakban rövid összefoglalást közlünk a távmunkával kapcsolatos legfontosabb tudnivalókról.

A távmunka fogalma és fajtái

Általánosságban fogalmazva, a távmunka az, amikor a munkavállaló (fizetett munkatárs) munkáját teljes egészében vagy részben a szokásos munkavégzési helytől, vagyis a cég, intézmény központjától vagy telephelyétől távol, (leggyakrabban otthonról) végzi, és feladatai ellátásához az információs és kommunikációs technológia eszközeit alkalmazza. Ez leggyakrabban számítógépes munkavégzést jelent, oly módon, hogy a munkavállaló telefonon vagy Interneten rendszeres kapcsolatban áll a cég központjával. A távmunka tehát nem egyszerűen azt jelenti, hogy valakinek nem kell bejárnia a munkahelyére, hanem otthon dolgozik Nem tekinthető távmunkásnak a bedolgozó, aki pl. otthon műanyag alkatrészekből egy készterméket állít össze, amelyért időről időre a cég egy másik munkatársa eljön és elszállítja, vagy aki otthon hímez, és hetente egyszer beviszi a szomszéd városba, és ott leadja az elkészült munkákat.  A különbség az, hogy a távmunkás munkájának része az információs technológia által biztosított folyamatos kapcsolat

A távmunkának alapvetően 3 fajtáját kell elkülöníteni egymástól. 

1.) Az otthonról végzett munka – ez nem jelenti feltétlenül azt, hogy a távmunkás soha még csak be sem teszi a lábát a cég központjába. Sok esetben a munkavállaló akár heti egy-két alkalommal is bemegy a vállalathoz, beviszi a kész anyagokat, megbeszélést folytat bent dolgozó munkatársakkal, ott is végez munkát, pl. letölt másképpen nem hozzáférhető adatokat, vagy képzésen, oktatáson vesz részt.

2.) Mobil távmunka – a munkavállaló a munkavégzés során jelentős időt tölt otthonától és az irodától távol (szállodában, vonaton, ügyfeleknél, stb.) és közben szintén számítógépet, Internetet alkalmaz – nem feltétlenül állandóan erről szól a munkája, de időről időre előveszi a note-bookját, rácsatlakozik az Internetre, stb. Ilyen típusú munkavégzést a leggyakrabban a cég ügyfeleivel foglalkozó munkatársak végeznek. (Elegendő egy hétköznap felszállni egy intercity vonatra, és ott körülnézni. Jó néhány utas ölében hordozható számítógéppel elmélyülten dolgozik. Ők nagy valószínűséggel  mobil távmunkások.

3.) Teleházakban, közösségi házakban végzett távmunka. Ebben az esetben a távmunkás saját otthona helyett a cég központjától szintén távol eső telecenterben dolgozik, ahol a rendelkezésére áll a számítógép és az Internet kapcsolat a munkája végzéséhez. A teleközpontban végzett munka nem azonos a területi irodával, mivel ez utóbbi a helyi piacok kielégítésére települ a központtól távolabbi helyszínekre és nem feltétlenül használnak benne a munkatársak információs és kommunikációs technológiát. Tehát a budapesti központú turisztikai cég vidéki megyeszékhelyen nyitott irodájában dolgozó munkatársnő, aki szállásfoglalásokat, csoportos turistautakra történő jelentkezések adminisztrációját, ügyfélszolgálati munkát végez, nem távmunkás még akkor sem, ha természetesen van számítógépe és internet kapcsolata.

Itt kell megjegyezni, hogy távmunkában nem csak alkalmazottként lehet dolgozni. Nagyon sok esetben a munkavállaló vállalkozó igazolvánnyal rendelkezik, és a munkaadó az általa kibocsátott számlára fizeti ki neki munkája ellenértékét. Gyakori, hogy nem a munkavégző szabad döntése, hogy vállalkozóvá válik, a helyzet készteti erre. Ha erre sor kerülhet, jó felkészülni azokkal a tudnivalókkal is, amelyekre egy számlaképes vállalkozónak szüksége van.

Kinek és miért jó a távmunka?

Nem véletlen, hogy a távmunka terjedését különböző pályázati lehetőségekkel támogatják a legtöbb országban, így nálunk is. A távmunkának ugyanis nagyon sok mindannyiunkat érintő előnye van. Ezek közül a legfontosabbak a következők:

• Mivel a távmunka a munkahelyteremtés egyik lehetséges eszköze, általa csökkenhet a munkanélküliség
• A munkavállalásnál hátrányban lévő csoportok hátrányai csökkentésének eszköze lehet, hiszen könnyebben foglalkoztathatók így a mozgáskorlátozottak, a megváltozott munkaképességűek, a nagyobb városoktól távol lévő kistelepülések lakói, azok a nők, akik gyerekük vagy ápolásra szoruló családtagjaik miatt nem tudnak eljárni otthonról és hagyományos munkarendben dolgozni.
• Ha kevesebb embernek kell naponta utaznia, ingáznia, ez környezetvédelmi, levegőszennyezési szempontból is előny.
• Ahogyan a teleházakban elterjed az olyan távmunka végzése, amely bizonyos információk elérését, közhasznú szolgáltatások igénybevételét könnyebbé teszi, ez azt eredményezi, hogy a kis településen élő,  eddig ettől elzárt lakossági csoportok is részesülhetnek ezekből.
• Újfajta munkakultúra alakul ki, amely rugalmasabb, hatékonyabb munkavégzési és munkaszervezési módokat jelent

Közismert, hogy a távmunka előnyös a munkavállaló szempontjából is, mert ezáltal lehetővé válik, hogy a családi és pénzkereső tevékenység jobban összeegyeztethető legyen. Nagyobb önállóságot kap, maga oszthatja be az idejét, és így sok esetben kevesebb idő alatt akár többet is végezhet. Felszabadul egy csomó, eddig közlekedésre fordított idő és pénz is. A munkaadó is nyer a távmunkások alkalmazásával, hiszen csökkentheti a működési költségeit, pl. nem kell akkora irodát bérelnie, mint ha minden munkatársa bent dolgozna. Több, jobban felkészült munkavállaló közül válogathat, mert nem határolja be a lehetőségeit a távolság. Ugyancsak előny, hogy távmunkások segítségével általában magasabb színvonalon lehet ellátni az ügyfeleket. Emellett, ha beválik a távmunka, a munkatárs elégedettsége és elkötelezettsége a cég iránt további előnyöket jelent: kevesebb lesz a hiányzás, a kilépések száma.

 A távmunka veszélyei

 A távmunka előnyei mellett veszélyeket is rejt magában mind a munkavállaló, mind a munkaadó szempontjából.

 Veszélyek a munkavállaló szemszögéből:

• Az állandó otthonlét több feladatot eredményezhet a családi munkamegosztásban; túlterheltség jelentkezik a pihenés körülhatárolt idejének megszűnése, a pénzkereső tevékenység és a magánélet határainak elmosódása miatt.
• A távmunkás magányosnak érzi magát, gyengülnek emberi és szakmai kapcsolatai a központban dolgozó munkatársakkal, úgy érzi, hogy nem jutnak el hozzá a fontosabb információk sem, kimarad a fontos dolgokból.
• Bizonytalannak érzi a helyzetét, mivel a központtól távol dolgozik, úgy érzi, őt könnyebb adandó alkalommal elbocsátani. Mivel jelenleg a távmunka végzés munkajogi háttere nem teljesen kimunkált, ez is fokozza a bizonytalanság érzetet.
• Nincs felkészülve azokra a speciális feladatokra, amelyeket távmunkásként meg kell oldania – ilyen például a gyors hibaelhárítás a számítógéppel és Internettel kapcsolatban, az új típusú kommunikációs stílus alkalmazása (az eddig megszokott élőbeszéd helyett e-mailben és telefonon,  röviden, tömören, tárgyszerűen kell fogalmazni), valamint a korábbinál önállóbb munkavégzés, amelynek során jóval nehezebb tanácsot, segítséget kérnie, mintha bent dolgozna a központban.

Veszélyek a munkaadó szempontjából

• Nem megfelelő munkatársakat foglalkoztat távmunkában, akik nem alkalmasak a feladataik távmunkában történő ellátására.
• A távmunkahelyek kialakítása drága (ha ez a munkaadót terheli, de sok esetben a munkavállaló alakítja ki magának a távmunkahelyet).
• A távmunkahelyek fenntartása drága - a kommunikáció a távmunkásokkal plusz költséget jelent
• Nem tisztázottak a munkajogi és munkabiztonsági kérdések
• Az adatvédelem bizonytalan
• A megszokott irányítási, vezetési módszerek helyett újakat kell bevezetni, a jelenléten alapuló teljesítmény értékelés távmunkások esetén nem működtethető.

A távmunka végzéséhez szükséges készségek

Senki sem születik távmunkásnak, de vannak bizonyos készségek, amelyek szükségesek ahhoz, hogy valaki távmunkásként dolgozzon. A következő ellenőrző lista alapján el tudja dönteni, melyik az a terület, ahol esetleg hiányosságai vannak, és ezeket fejlesztenie kell a továbbiakban. A távmunkás

• tartósan tud önállóan, külső irányítás nélkül, hatékonyan dolgozni,
• nem zavarja az egyedüllét
•  nem tekinti kényszernek, hogy nem egy munkahelyen, hanem otthon dolgozik
•  magabiztosan tud írásban és szóban, pl. telefonon kommunikálni
•  jól be tudja osztani az idejét  
•  van technikai érzéke, az egyszerűbb hardver hibákat el tudja hárítani.

Iroda otthon

A távmunkát végzőnek el kell különíteni az otthonában egy „munkahelyet”, ahol zavartalanul tud dolgozni. Ha nem is külön szobában, de megfelelően tágas térben tud csak tartósan megfelelő koncentrációval dolgozni. Gondoskodni kell a kényelmes, ergonómiailag megfelelő irodabútorról – az a szék, ami egy-két órán át kényelmes a számítógép előtti üléshez, nem biztos, hogy egész napos munkavégzés esetén is megfelelő. A számítógép elhelyezésének módja szintén fontos. Fontos a megfelelő világítás is. Ugyancsak fontos, hogy biztonságban legyenek az anyagok, dokumentumok. Kell tehát egy zárható szekrény, ahol nem fér más hozzá a papírokhoz, a gyerek nem önti le kakaóval és a kutya nem rágja szét. A távmunkás ezekben a kérdésekben tanácsot kérhet a munkaadótól, másrészt a munkaadónak magának is érdeke, hogy a távmunkást a munkavégzés helyszínén annak kialakításakor meglátogassa és tanácsot adjon.

A távmunkásnak előre meg kell beszélnie a családtagokkal a várható változásokat, amelyek mindenkit érintenek. Valóban igaz az, hogy elsősorban a családanyák esetén könnyebb a családi igényeknek megfelelni, ha valaki otthon dolgozik, de ez más szempontból nehézségeket is okoz. Az elvégzendő házimunka mindig ott van a családanya szeme előtt, a gyerekek szeretnének játszani, stb. A családtagoknak el kell fogadniuk, hogy a férj/feleség/szülő fontos munkát végez, esetleg határidőre el kell készülnie. A gyermekével otthon levő anya csak akkor tud teljes értékű munkát végezni, ha a gyermek felügyeletét bizonyos időszakokban megoldja. Nem igaz, hogy fél kézzel pelenkázva, fél kézzel a komputer billentyűit nyomkodva lehet hatékonyan és jó minőségben munkát végezni. A családi kötelezettségeket tehát alaposan át kell gondolni és az új helyzetnek megfelelően megosztani.

Adatvédelem és biztonság

A távmunka bizalmi kérdés a munkaadó szempontjából. A távmunkás hatalmas értékekhez/a cég legfontosabb adataihoz férhet hozzá az otthoni számítógépén keresztül. Nem megfelelő felkészültséggel, fegyelmezetlenséggel, rendetlenséggel komoly kárt okozhat az egész cég számítógépes rendszerében, elegendő ehhez pl. a vírusirtás szigorú szabályait kismértékben áthágnia.

Munkabiztonság, munkavédelem

Az otthoni iroda esetén fokozottan fontosak a munkavédelmi és munkabiztonsági előírások. A munkavállaló érdeke, hogy betartsa azokat a rendelkezéseket, amelyeket a törvény a munkavállaló egészsége védelmében előír (megfelelő monitor, szemüveg, rövid pihenő idők beiktatása, stb.) Tisztázatlan helyzet állhat elő, ha a távmunkást otthonában baleset éri, és véget nem érő vita keletkezhet a felelősség kérdéséből. Az áramütés veszélyére is oda kell figyelni, az elektromos vezetékek, műszakilag megfelelő kábelek, hosszabbítók, világítótestek kiválasztása és rendszeres ellenőrzése mindkét fél érdeke. Attól a pillanattól, hogy a távmunkás otthon számítógépen, Interneten dolgozik, nagy értékekért felel. Nem árt, ha megfelelő biztosítást köt, hiszen pl. egy tűzesetben hatalmas kár érheti őt is a munkaadót is. Ha bebizonyosodik, hogy ezt a tüzet hanyagság okozta, a munkavállaló kártérítéséi felelősséggel tartozik.  

A távmunkás teljesítménye  

A központtól távol végzett munka a korábban megszokottól eltérő ellenőrzést és teljesítményértékelést kíván. Erre a munkaadónak és a munkavállalónak is fel kell készülnie. Vannak munkaadók, akik a munka követésére speciális szoftvereket fejlesztettek ki és alkalmaznak. A leggyakoribb azonban, hogy a munkaadó egyszerre nagyobb feladatokat ad ki a munkavállalónak és részfeladatonként kéri számon az elvégzett munkát. A teljes feladat és a részfeladatok is külön határidőkkel vannak ellátva. Ilyen módon lehetőség van arra, hogy az esetleges hibákat időben korrigálni lehessen, és végül a feladat határidőre elkészüljön. A távmunkások sok esetben más munkatársakkal csapatban dolgoznak, egymással e-mailen kommunikálva. Teljesítményük ilyenkor egymás teljesítményétől, illetve attól a képességüktől is függ, hogy hogyan tudnak hatékonyan egymással kommunikálni. Az e-mailen történő kommunikáció speciális, tömör fogalmazást és célszerűséget kíván, ez megtanulható.

A magányosság ellen – a távmunkások támogatása a vállalatnál

A távmunkások megfelelő színvonalú munkavégzésének feltétele, hogy megfelelő szakmai és emberi támogatást kapjanak a cég központjától, a vezetéstől. A szakmai támogatás biztosítja, hogy a távmunkás a munkája elvégzéséhez hozzájut a megfelelő információkhoz, illetve, hogy munkavégzés közben probléma esetén megkapja a szükséges segítséget. Sok esetben folyik csapatmunka, a központban és távmunkában dolgozók között nem lehet eltérő érdek és feltétel rendszer, illetve féltékenység. A cégek egy részénél a távmunkások rendszeresen bejárnak a központba, és számukra ott egy munkafelület (íróasztal, számítógép, internet kapcsolat) is rendelkezésre áll munkavégzéshez. Ezt a munkahelyet a távmunkások általában váltva használják. A távmunkások sok cégnél akkor is személyesen vesznek részt a munkamegbeszéléseken, ha erre nincs feltétlenül szükség, mert a személyes találkozások növelik a kötődést és az együttdolgozás minőségét. A távmunkásokkal foglalkozó munkatársak, a távmunka menedzserek fontos feladata a távmunkásokkal történő elektronikus kapcsolattartás, amely nem feltétlenül szorítkozik csak a munkavégzésre. Így a távmunkás nem érzi magát magányosnak, elszigeteltnek. Amennyiben erre lehetőség van, akkor rendszeres szabadidős közös programok szervezésével is segíteni lehet a távmunkások személyes kapcsolatait a központban dolgozókkal.  

Vannak olyan vállalkozások, ahol belső honlapok segítik a távmunkások információval való ellátását, illetve az egymás közötti kommunikációt.

Munkajogi kérdések, munkaszerződés

A távmunkás a munkáltatóval ugyanúgy, mintha a központban dolgozna, munkaszerződést köt. A Munka Törvénykönyve tartalmazza a távmunka definícióját, és bizonyos kötelező tartalmi elemeket, amelyeket távmunkát végző munkatársak esetén a munkaszerződésbe bele kell foglalni. Ezek a következők:

-        A munkavállaló távmunkában történő foglalkoztatása

-        A munkavégzéshez, valamint a munkaadó és a távmunkát végző munkavállaló közötti kapcsolattartás feltételei  

-        szükséges eszközök biztosításának módja (ha másként nem állapodnak meg, a munkáltató biztosítja)

-        A kapcsolattartással összefüggő, a  távmunkát végző munkavállalónál jelentkező indokolt költségek megállapításának, elszámolásának módja, határideje.

Eltérő megállapodás híján a távmunkát végző a munkaideje beosztását, felhasználást maga jogosult meghatározni.

Adózási kérdések

A személyi jövedelemadóval kapcsolatos törvények szerint a magánszemélynek nem kell adót fizetniük az után, ha a munkaáltató lehetőséget teremt számára számítógép, szoftver valamint ingyenes vagy kedvezményes Internet használatra.

Adómentes, ha az első üzembe helyezést követően – bárki által –legalább két évig használt számítógépet ingyen vagy kedvezményesen, tartalmilag természetbeni jutatásként szereznek meg.

Távmunka vállalkozóként  

Azokon a szakterületeken, ahol a távmunka végzési forma terjedőben van, gyakori, hogy a szakemberek vállalkozóként jobb feltételekkel tudnak bevételszerző tevékenységet folytatni.  A vállalkozónak akkor is ismernie kell a vállalkozásokkal kapcsolatos előírásokat, tudnivalókat, ha kényszerből lett számlás. Semmiképpen nem árt tehát felkészülni erre az eshetőségre is Meg kell tanulnia, hogyan „adja el„ magát és munkáját. Emellett bizonyos szinten értenie kell vállalkozások pénzügyi, adózási, marketing, és menedzsment kérdéseihez is.