Pénzkezelési szabályzat

                                         PÉNZTÁRI ÉS PÉNZKEZELÉSI SZABÁLYZATA

                              ....................................... (teleház) Házipénztár Szabályzata

A házipénztárban levõ pénzeszközökkel kapcsolatos elszámolások, nyilvántartások és a pénztári be- és kifizetések bizonylatolását az alábbiak szerint szabályozom.

                                                    A házipénztár rendeltetése

                                                                    1. §

(1) A ........... (teleház) pénzkezelõ helye a házipénztár. A ...................................................... -nál kezelt, .................................................. számú elszámolási számlájáról készpénzfizetés céljára felvett összegeket, továbbá a készpénzben befizetett összegeket a házipénztárban köteles kezelni. A házipénztár a telház mûködéshez szükséges készpénz és egyéb értékek forgalmára és megõrzésére kijelölt helyiség.

(2) A házipénztárban idegen pénzt vagy értéket a ........................................ vezetõ külön engedélyével szabad tartani. Az idegen pénzeket és értékeket elkülönítetten kell kezelni és nyilvántartani.

(3) A házipénztárban - a napi pénztárzárlat után - tartható készpénz összege: ......................................... Ft.

(4) A házipénztárban a meghatározott értékhatárt meghaladó összegû készpénzt tárolni indokolt esetben a vezetõ engedélyével lehet, aki egyidejûleg köteles a tárolt összeg nagyságrendjének megfelelõ, biztonságos, eseti pénzõrzés megszervezésérõl intézkedni. A pénztáros csak valódi és forgalomban levõ pénzeket fogadhat el a befizetõtõl, és kifizetést is csak ilyen pénzben teljesíthet. Nem fogadható el hiányos, rongálódott, megcsonkolt bankjegy.

(5) A házipénztár pénzkészletének feltöltésérõl és a napi záró készpénzállományt meghaladó készpénznek a számlavezetõ pénzintézet számlájára történõ befizetésérõl a pénztáros köteles intézkedni.

                                         A pénzkezeléssel kapcsolatos feladatok

                                                                   2. §

(1) A pénztáros a házipénztárat önállóan, teljes anyagi felelõsséggel kezeli. Ezt a tényt a pénztáros munkakörének elfoglalásakor írásbeli nyilatkozatban köteles tudomásul venni.

(2) A pénztáros feladata a pénztárban tartott készpénz kezelése és megõrzése, valamint a pénztárral kapcsolatos nyilvántartások és elszámolások vezetése. A ....................................... -i vezetõ a pénztárost egyéb feladatok elvégzésével is megbízhatja, kivéve a pénztárosi munkakörrel összeférhetetlen tevékenységgel.

 (3) A pénztári számfejtõ feladata a szervezeti egységek által kiállított bizonylat alaki felülvizsgálata után a pénztári bevételi vagy kiadási pénztárbizonylat kiállítása.

(4) A pénztári ellenõr feladata a bizonylatok alaki és tartalmi ellenõrzése, valamint a pénztárjelentés helyességének és a kimutatott pénzkészlet meglétének ellenõrzése. A bizonylatok alaki és tartalmi ellenõrzése elõzetesen történik. Ennek keretében meg kell vizsgálni a kiállított pénztárbizonylathoz csatolt alapbizonylatokat, ellenõrizni kell a számítások helyességét. A pénztári számadások, valamint a kimutatott pénzkészlet meglétének ellenõrzése utólagos. Ennek során ellenõrizni kell tételesen a pénztárjelentésbe bevezetett tételeket és a hozzá tartozó alapokmányok meglétét. A pénztári ellenõr az ellenõrzött okmányokat és a pénztárjelentést kézjegyével ellátja.

(5) A kiadások kifizetését, a bevételek beszedését vagy elszámolását az utalványozók rendelhetik el. Az utalványozási joggal rendelkezõk nevérõl és aláírásáról a pénztárban jól látható helyen tájékoztatót kell kifüggeszteni. A teleháznál a kötelezettségvállalási, az utalványozási és ellenjegyzési feladatokat a ..................................... ..................................................... szabályzat tartalmazza.

(6) Az intézmény házipénztárának pénzkészletét vaskazettában, a vaskazettát ................................................................................................... lemezszekrényben kell tárolni és megõrizni. A vaskazetta kulcsát a pénztáros, a lemezszekrény kulcsát a pénztári ellenõr kezeli. A kulcs másodpéldányait a .................................... vezetõ a saját páncélszekrényében õrzi a pénztáros által lezárt (leragasztott és a ragasztáson aláírt) borítékban.

(7) Ha a pénztáros betegség vagy bármely más ok miatt munkahelyétõl távol marad, köteles a nála levõ pénztárkulcsokat lezárt (leragasztott és a ragasztáson átírt) borítékban a .................................... vezetõhöz (vagy távolléte esetén helyetteséhez) eljuttatni. Ilyen esetben a ................................. vezetõ (helyettese) a pénztári ellenõr közremûködésével és ellenõrzésével a pénz számbavétele és esetleges átadása iránt intézkedni köteles.

(8) A pénztári kulcsokról a gazdasági vezetõnek olyan nyilvántartást kell vezetnie (vezettetnie), amelybõl megállapítható, hogy a pénztárkulcsok mikor, meddig és kinél voltak. A kulcsok átvételét a nyilvántartásban aláírással kell igazoltatni. Ha valamelyik pénztárkulcs elveszett, eltört vagy a zár elromlott, azt azonnal jelenteni kell a gazdasági vezetõnek vagy helyettesének, aki az eset körülményeihez képest a szükséges intézkedéseket megteszi.

(9) Ha a pénztáros a munkahelyét akár rövid idõre is elhagyja, köteles a pénzt a lemezszekrénybe bezárni. Köteles továbbá a pénztárhelyiség ajtaját is bezárni. A pénztárhelyiség ablakait védőráccsal, ajtaját védőráccsal, biztonsági zárral és riasztóberendezéssel kell ellátni.

                                                  A pénztár nyitvatartási rendje

                                                                   3. §

(1) A pénztár nyitvatartási idejéről a pénztárhelyiség ajtaján tájékoztatni kell az intézmény alkalmazottait.

(2) A pénztár nyitvatartási ideje:
délelőtt: .................................... órától ........................................... óráig
délután: .................................... órától ........................................... óráig
A fenti pénztári órákon kívül a házipénztár kifizetést nem teljesít.

 (3) A teleház dolgozóinak illetmény fizetése postai utalással történik egyrészt az alkalmazott ...................................................... számláját kezelő pénzintézethez, másrészt postai kézbesítés útján.

(4) A pénztárhelyiségbe idegeneknek belépni tilos, oda a pénztároson és helyettesén kívül az intézményvezető, a ....................................... vezető, valamint az ellenőrzéssel megbízottak léphetnek be.

                                                    A pénz szállításának szabályai

                                                                       4. §

(1) A ........................................................... -től felvett pénz szállítás szabályai a következők:
- ........................................Ft-ig a pénztáros egyedül, .................................... pénzszállító táska használatával,
- .............................. és ...........................Ft közötti összeget a ................................. táska használatával, a pénztáros kísérő személlyel,
- ...................................... Ft feletti összeget ................................ pénzszállító táskával, pénztárost kísérőszemély jelenlétében csak gépkocsival szabad szállítani.

(2) A készpénz felvételével és szállításával megbízottak felelősek az általuk átvett készpénzért. A pénz felvételével és szállításával megbízott dolgozók felelőssége addig tart, amíg a pénzt a házipénztárban át nem adták s ott el nem helyezték. A pénz házipénztárban történő elhelyezésénél a pénz szállítóinak, valamint a pénztári ellenőrnek is jelen kell lennie.

                                         Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása

                                                                      5. §

(1) Pénzt elszámolásra az alábbi célokra lehet kiadni:
- kiküldetési költségekre,
- üzemanyag vásárlására,
- reprezentációs költségekre,
- kisebb .................................. Ft alatti beszerzésekre,
- ..................................................................................

(2) Elszámolásra pénzt csak személyre szólóan, az arra feljogosított személyek utalványozása és csak olyan bizonylat alapján lehet kifizetni, melyen az összeg rendeltetése és az elszámolás véghatárideje is fel van tüntetve. Az elszámolási határidõ nem haladhatja meg a ........ napot, kiküldetési elõleg esetében azt a napot követõ 3. munkanapot, melyen a kiküldöttnek munkahelyén jelentkeznie kell.

 (3) Ha ugyanaz a személy elszámolásra újabb összeget vesz fel, a korábban felvett összeggel akkor is el kell számolnia, ha annak az elszámolási határideje nem járt még le.

(4) A befizetendõ és a felveendõ összeget nem lehet egymással szemben beszámítani. Újabb összeget elszámolásra kiutalni csak akkor lehet, ha az elszámolásra kiadott összegeket nyilvántartó személy igazolja, hogy a pénz felvevõjének elszámolatlan tétele nincs.

(5) A pénztáros köteles az elszámolásra kiadott összegekrõl nyilvántartást vezetni.
A nyilvántartásban a következő adatok szükségesek:
- a ................................................................................... felvevő dolgozó neve,
- a pénz felvételének időpontja,
- a kiadási tételszám,
- a felvétel jogcíme,
- az elszámolásra felvett összeg,
- az elszámolás határideje,
- az elszámolás időpontja,
- a ténylegesen felhasznált összeg,
- a felhasználás jogcíme,
- a visszafizetett összeg,
- a bevételezési tételszám.

(6) Ha az elszámolásra kötelezett a kitűzött határidőre nem számol el, a pénztáros köteles az intézmény ............................................ vezetőjét erről értesíteni.

                                                     Pénz ki- és befizetés

                                                                 6. §

(1) A pénztáros pénztári pénzátvételt vagy pénzkifizetést csak szabályosan kiállított pénztári okmányok alapján teljesíthet. A pénztáros a bizonylat szabályszerûségét minden esetben köteles megvizsgálni. Bizonylat hiányában - szóbeli utasításra - pénzkifizetés nem teljesíthetõ.

(2) A pénztáros bizonylat ellenében a befizetõtõl átvett pénzt megszámolja és annak összegét hangosan közli a befizetõvel. Az átvett pénzt a befizetõ által láthatóan, a pénztári készpénztõl elkülönítetten tartja. A befizetésrõl szóló, átvételt igazoló okmányt a befizetõnek átadja, az esetleges visszajáró összeget pedig kezéhez leszámolja. Az átvett összeget csak a befizetõnek történt végleges elszámolást követõen helyezi el a pénztárban. A bizonylaton az átvételt aláírásával igazolja és a befizetõvel igazoltatja.

(3) A pénztáros a kifizetés elõtt megállapítja, hogy a pénzért jelentkezõ személy jogosult-e a pénz felvételére. Ha a pénzfelvételére jogosult nem személyesen jelenik meg a pénztárban, az összeget csak szabályszerû meghatalmazás ellenében fizetheti ki. A pénztáros a kifizetendõ pénz átvételét a kifizetés alapjául szolgáló pénztári okmányon, az átvevõvel aláíratja , majd a bizonylatot maga is aláírja és a kifizetendõ összeget az átvevõ kezéhez leszámolja. (A pénzösszegnek az átvevõ kezéhez történõ leszámolása alatt a bankjegyek és pénzérmék egyenként történõ, névértéküknek megfelelõ hangos számolással való átadását kell érteni, oly módon, hogy az átvevõ a kifizetés összegszerû helyességét ellenõrizni tudja.)

                                                                A pénztáros

                                                                     7. §

(1) A pénztárosnak minden pénztári befizetést és kifizetést felmerülésük sorrendjében a pénztárjelentésbe kell feljegyezni. A nyilvántartás céljára a .............................. nyomtatványt kell alkalmazni. A nyomtatványt a használatba vétel előtt a ................. vezetőnek hitelesítenie kell. A pénztári nyilvántartásban elszámolt kiadási és bevételi tételek bizonylatain az elszámolás tényét ".................................................." bélyegzőlenyomattal meg kell jelölni.

(2) A pénztárosnak a pénztári órák után naponta pénztárzárlatot kell készítenie:
- meg kell állapítania és be kell jegyeznie a pénztárban lévő készpénzállományt címletenkénti részletezésben,
- a pénztárjelentés alapján meg kell állapítania a bevételek és kiadások végösszegét - az előző időszaki készpénzmaradvány figyelembevételével -, a pénztári nyilvántartás szerinti egyenleget,
- a pénztári jelentésben megállapított egyenleget egyeztetni kell a valóságos készpénzállománnyal,
- az egyeztetés megtörténtét aláírásával kell igazolnia a pénztárjelentésben, amelynek tényét a pénztári ellenőr ugyancsak aláírásával köteles igazolni,
- az egyeztetés során mutatkozó esetleges eltérést rendezni kell. Az eltérés rendezéséről jegyzőkönyvet kell felvenni, amit a pénztári ellenőrnek is alá kell írnia. A jegyzőkönyv szerinti többletet a pénztárba be kell vételezni, a hiányt pedig a pénztárosnak be kell fizetnie.

(3) Ha a pénztárost helyettesíteni kell, pénztárzárlatot kell készíteni. A pénztárzárlat alkalmával a pénztári nyilvántartásokat le kell zárni.
A pénztárzárlatnál, valamint az átadásnál az átvevőnek, az átadónak és az ellenőrnek jelen kell lennie. Az elszámolások helyességéről az átvevőnek meg kell győződnie. A pénztárzárlatról, valamint az átadásról jegyzőkönyvet kell készíteni.
A jegyzőkönyvet és a pénztári nyilvántartásokat az átadónak, átvevőnek és a pénztári ellenőrnek kell aláírnia.

(4) A pénztáros nem bízható meg:
- a ..................................... rendelkezési jogosultsággal,
- a pénztári ellenőri feladatokkal,
- az utalványozási joggal,
- .................................................................,
- a pénztárban tárolt idegen értékek feletti rendelkezési joggal.

                                                        A pénztári ellenőr

                                                                 8. §

(1) A pénztári ellenőrt nem szabad megbízni - még ideiglenesen sem - a pénztárosi feladatok ellátásával.

(2) A pénztári ellenőr feladata:
- a pénztárbizonylatok alaki és tartalmi ellenőrzése,
- a pénztárjelentés helyességének ellenőrzése,
- a kimutatott pénzkészlet meglétének ellenőrzése,
- ............................................................................

(3) Az ellenőrzött okmányokat minden esetben kézjegyével köteles ellátni. Az ellenőrzések során tapasztalt rendellenességről, szabálytalanságról köteles soron kívül az intézményvezetőt tájékoztatni.

                                                A pénztárjelentés szabályai

                                                                   9. §

(1) A pénztáros a készpénzforgalomról mindennap pénztárjelentést köteles készíteni. A "................................................" nyomtatványt használatbavétel előtt hitelesíttetni köteles a ..................................... -sel. A pénztári jelentés tartalmazza a nap folyamán a pénztárat érintő összes befizetéseket és kifizetéseket.

(2) A pénztári bevételek bizonylata a "Bevételi pénztárbizonylat", a pénztári kiadások bizonylata a "Kiadási pénztárbizonylat". Mind a bevételi, mind a kiadási pénztárbizonylat szigorú számadás alá tartozó nyomtatvány.

(3) A "szigorú számadású" nyomtatványok készletéről és felhasználásáról olyan nyilvántartást kell vezetni, amely alapján, a felhasznált mennyiség és a felhasználás időpontja megállapítható. A bevételi és kiadási pénztárbizonylatokat írásban kell igényelni, átadásuk, átvételük csak elismervény ellenében történhet.

(4) A pénztáros a be- és kifizetések sorrendjében havonta sorszámmal köteles ellátni a bizonylatokat, ami egyben a pénztárjelentés pénztári tételszáma is. A bizonylatokat az előírások szerint kell kitölteni és csatolni kell a vonatkozó pénztári alapokmányokat.

(5) Bizonylatokon javítani csak szabályszerűen - a javítást igazolva - lehet. A rontott bizonylatot "..................................." jelzéssel kell ellátni és meg kell őrizni. Más gazdálkodó szervtől a pénztárba érkezett hibás bizonylatokról, helyesbítő bizonylatot kell készíteni.

(6) A pénztárjelentést a pénztárellenőr jelenlétében naponta le kell zárni. A bevételi - kiadási tételek egyenlegének meg kell egyezni a pénztárban lévő készpénzösszeggel. Eltérés esetén jegyzőkönyvet kell felvenni két példányban, amelyet az ellenőr is köteles aláírni. Egyik példány a napi pénztárbizonylatokat tartalmazó borítékba kerül, a másik példányt pedig a pénztárjelentéshez kell csatolni. A jegyzőkönyv szerinti többletet be kell vételezni, a hiányt pedig a pénztáros köteles befizetni.

                                                       A pénztárzárlat

                                                               10. §

(1) Pénztárzárlatot a forgalom nagyságrendjétől függő gyakorisággal, de legalább ..................................................... kell készíteni.

(2) A pénztárzárlatkor a pénztárosnak:
- meg kell állapítania a pénztárban lévő készpénzállományt, címletenkénti részletezésben,
- a pénztárnapló alapján meg kell állapítani a bevételek és kiadások tárgyidőszaki részösszegét, majd (az előző időszaki készpénzmaradvány figyelembevételével) a pénztári nyilvántartás szerinti egyenleget,
- a pénztárnaplóban megállapított egyenleget egyeztetnie kell a tényleges készpénzállománnyal és az egyeztetés megtörténtét aláírásával kell igazolnia a pénztárnaplóban.

(3) Az egyeztetés során mutatkozó esetleges eltérések okait még a megállapítás napján fel kell deríteni, illetve ha az nem vezet eredményre, az eltérés rendezésére intézkedni kell.

(4) Az eltérésekről a pénztáros és a pénztárellenőr jegyzőkönyvet köteles felvenni. A jegyzőkönyv szerinti többletet a pénztárba be kell vételezni, a hiányt pedig a pénztárosnak be kell fizetnie.

                                                              Záró rendelkezések

                                                                       11. §

A szabályzat tartalmát a teleház ........................................... -i kötelesek ismertetni az érintett munkatársakkal. A szabályzatot hozzáférhetővé kell tenni valamennyi alkalmazottja számára az ............................... irodában.

Kelt:.............................., .......... év ......................... hónap ........ nap

                                                                     P. H.

                                                                                           ...................................................
                                                                                                                vezetõ